Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας: Η παράταση και οι αλλαγές που φέρνει το Υπουργείο – 5 SOS, 3 βήματα και 2 εργαλεία για την διασφάλιση του εργοδότη!

Ξεκίνησε επίσημα, αλλά πιλοτικά την 1^η Ιανουαρίου 2024 η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας στις επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου και στις βιομηχανίες. Η υποχρέωση αφορά σχεδόν 600.000 εργαζόμενους, αλλά μέχρι σήμερα η προετοιμασία των επιχειρήσεων απαιτεί χρόνο που ίσως να μην είναι αρκετός έως την 1^η Απριλίου για Βιομηχανίες και την 2^α Μάϊου για το Λιανεμπόριο.

Η ηγεσία του Υπουργείου συνεχίζει τις επαφές με αρμόδιους φορείς της αγοράς (Σ.Ε.Β., Σ.Β.Β.Ε., Σ.Ε.Β.Ε., Ε.Σ.Ε.Ε., Γ.Σ.Ε.Β.Ε.Ε. κ.ά.) και μέχρι το τέλος της εβδομάδας αναμένεται να ανακοινωθεί και άλλη (ίσως μικρή) παράταση, ενώ αναμένεται και μια νέα υπουργική εγκύκλιος, όπου πρόκειται να διευκρινιστούν αρκετά κρίσιμα ζητήματα, όπως π.χ. ο χρόνος ανοχής για προγενέστερες εισόδους, το μείζον θέμα με την εφαρμογή ψηφιακής κάρτας και για δευτερεύοντες Κ.Α.Δ. αν ο κύριος Κ.Α.Δ. έχει υποχρέωση, καθώς και άλλα τεχνικά θέματα.

Από τα μέχρι τώρα δεδομένα που λαμβάνει ο όμιλος Epsilon Net, που σήμερα εξυπηρετεί τη συντριπτική πλειοψηφία της αγοράς σε συστήματα μισθοδοσίας και ωρομέτρησης, προκύπτουν τα εξής συμπεράσματα έως το τέλος Γενάρη:

Βιομηχανίες: Το επίπεδο προετοιμασίας πλησιάζει το 95% και το νούμερο είναι ακόμη μεγαλύτερο ιδίως για τις μεγάλες επιχειρήσεις και ομίλους. Είναι προφανές ότι έως τον Απρίλιο η κάλυψη θα πλησιάσει το 100%.

Λιανεμπόριο: Το επίπεδο προετοιμασίας είναι <40%, παρότι καθημερινά παρατηρούμε ολοένα και μεγαλύτερη προσαρμογή. Είναι σχεδόν αδύνατον να ολοκληρωθεί η προετοιμασία των επιχειρήσεων λιανεμπορίου έως τις αρχές Μάϊου και είναι κάτι το οποίο δείχνει να αντιλαμβάνεται και η ηγεσία του Υπουργείου.

Ποια είναι όμως τα σημεία ανησυχίας του εργοδότη; Ας δούμε τις 5 πιο σοβαρές περιπτώσεις:

1. ΟΡΦΑΝΟ ΧΤΥΠΗΜΑ

Τι συμβαίνει όταν απουσιάζει η σήμανση έναρξης ή λήξης στο σύστημα της κάρτας;

• Για αυτούς τους εργαζόμενους, ως έναρξη ή λήξη της απασχόλησης τεκμαίρεται το δηλωμένο ψηφιακό ωράριο. Ωστόσο, σε περιπτώσεις συστηματικών τέτοιων παραλείψεων γίνεται επιτόπιος έλεγχος και υπάρχει σοβαρός κίνδυνος προστίμου.
• Σε περίπτωση επιτόπιου ελέγχου, αν βρεθεί εργαζόμενος χωρίς σήμανση κάρτας, το πρόστιμο ενδέχεται να φτάσει έως το ποσό των 10.500€

Σχόλιο: Σε κάποιους ηλεκτρονικούς ελέγχους από τον Σ.ΕΠ.Ε., έχουν επιβληθεί πρόστιμα χωρίς επιτόπιο έλεγχο. Εδώ, η θέση του Υπουργείου Εργασίας είναι διαφορετική, καθώς απαραίτητη προϋπόθεση για την επιβολή κάθε προστίμου αποτελεί η απόδειξη της παράβασης, κάτι το οποίο αποδεικνύεται μόνο σε επιτόπιο έλεγχο.

2. ΥΠΕΡΒΑΣΕΙΣ ΕΝΑΡΞΗΣ – ΛΗΞΗΣ ΩΡΑΡΙΟΥ

Με τα μέχρι τώρα στοιχεία έχουν προκύψει δεκάδες έλεγχοι από το Σ.ΕΠ.Ε., όπου «χρεώνονται» ως υπερεργασία οι μικρουπερβάσεις ωραρίων, λόγω ολιγόλεπτης προγενέστερης εισόδου ή μεταγενέστερης εξόδου.

Με ποιο τρόπο αντιμετωπίζονται τα χτυπήματα εργαζομένων νωρίτερα από την ώρα έναρξης σύμφωνα με οδηγίες του Σ.ΕΠ.Ε.;

• Θα πρέπει η ώρα σήμανσης της κάρτας να συμφωνεί με τη δηλωμένη ώρα έναρξης εργασίας και να καταγράφεται στην κάρτα ο πραγματικός χρόνος εργασίας.
• Αν ο εργαζόμενος έρθει λίγο νωρίτερα από την ώρα ανάληψης εργασίας, η σήμανση της κάρτας ΠΡΕΠΕΙ να γίνει την ώρα έναρξης της απασχόλησης, όπως έχει δηλωθεί στην οργάνωση το χρόνου εργασίας. Είναι σαφές ότι, κατά τον χρόνο αυτό και μέχρι την σήμανση της κάρτας ο εργαζόμενος δεν πρέπει να απασχολείται.

Σχόλιο: Δεκάδες φορείς της αγοράς έχουν αιτηθεί προς την ηγεσία του Υπουργείου Εργασίας να δοθεί μια πρακτική λύση στο μείζον αυτό θέμα, που αποτελεί μια συνηθισμένη καθημερινότητα στις επιχειρήσεις. Έτσι, εξετάζεται από το Υπουργείο να δοθεί ένα ελάχιστο διάστημα ανοχής (π.χ. 15 λεπτά – 30 λεπτά), όπου αυτός ο χρόνος να μην λογίζεται ως υπερεργασία, ιδίως όταν αυτός ο χρόνος απαιτείται για την προετοιμασίας ανάληψης ή αποχώρησης από την εργασία.

3. ΕΡΓΑΣΙΑ ΜΙΚΡΟΤΕΡΗΣ ΔΙΑΡΚΕΙΑΣ ΑΠΟ ΤΟ ΔΗΛΩΜΕΝΟ ΩΡΑΡΙΟ

Ο έλεγχος δεν εξετάζει (ούτε και ασχολείται) με το αν η διάρκεια απασχόλησης που προκύπτει από τα χτυπήματα της κάρτας είναι μικρότερη του δηλωμένου ωραρίου.

• Π.χ. οδηγοί, πωλητές, εξωτερικοί υπάλληλοι, διανομείς, υπάλληλοι με μεικτό σύστημα εργασίας (π.χ. υπάλληλος λογιστηρίου που θα έρθει αργότερα γιατί πήγε στην εφορία).

Ενδεικτικό παράδειγμα:

Υπάλληλος έχει εξωτερικό ραντεβού με πελάτη (δηλωμένο ωράριο εργασίας 08:00 έως 16:00) και έρχεται στο γραφείο στις 11:00. Σημειώνεται ότι, από 08:00 έως 11:00 έχει εργαστεί εκτός του παραρτήματος του εργοδότη. Ισχύει και γι’ αυτόν κανονικά η κάρτα εργασίας και για τη συγκεκριμένη ημέρα θα έχει χτύπημα (είσοδο) στις 11:00, που θα ξεκινήσει εργασία στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης, μετά από το εξωτερικό ραντεβού με πελάτη, και θα ολοκληρώσει την εργασία του στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης έχοντας χτύπημα της κάρτας με έξοδο (λήξη) ώρα 16:00.

4. ΕΡΓΑΣΙΑ ΧΩΡΙΣ ΠΡΟΚΑΘΟΡΙΣΜΕΝΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑ ΣΤΟΝ ΧΩΡΟ ΤΟΥ ΕΡΓΟΔΟΤΗ

Η υποχρέωση για σήμανση κάρτας υφίσταται μόνο για τις ώρες ή τις ημέρες φυσικής παρουσίας, ακόμη κι αν αυτές δεν είναι σταθερές ή γίνονται περιστασιακά. Όταν ο εργαζόμενος δεν προσέρχεται καθόλου στον φυσικό χώρος εγκατάστασης του εργοδότη, δεν θα υποχρεούται να χτυπάει κάρτα.

Σχόλιο: Σύμφωνα με ενημέρωση που έχουν λάβει κάποιοι φορείς εργοδοτών από το Υπουργείο Εργασίας, ίσως τελικά υπάρξει υποχρέωση για χρήση ψηφιακής κάρτας για εργαζόμενους που απασχολούνται σε καταστάσεις «shop in a shop».

5. ΠΟΙΟΣ ΧΤΥΠΑΕΙ ΤΗΝ ΨΗΦΙΑΚΗ ΚΑΡΤΑ

Επιτρέπεται στον εργοδότη να χτυπάει τις – ψηφιακές – κάρτες των εργαζομένων του;

Σύμφωνα με οδηγία του Υπουργείου Εργασίας:

Η σήμανση της ψηφιακής κάρτας εργασίας αποτελεί αποκλειστική υποχρέωση του εργαζομένου και δεν μπορεί να υποκατασταθεί κατ’ άλλο τρόπο από τον εργοδότη, παρότι ο ίδιος ο εργοδότης έχει την ευθύνη ορθής χρήσης της.

Σχόλιο: Παρατηρούμε ότι εμφανίζονται εφαρμογές και εργαλεία στους εργοδότες για να «χτυπούν» τις κάρτες των εργαζομένων τους. Διευκρινίζεται ότι κάτι τέτοιο – ως γενική οδηγία – είναι εξαιρετικά επικίνδυνο και παράνομο και το πρόστιμο για μια τέτοια παράβαση είναι 10.500€ / εργαζόμενο.

Ας δούμε όμως συνοπτικά και βήμα – βήμα την ορθή διαδικασία σήμανσης της κάρτας:

ΤΑ 3 ΒΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΟΡΘΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΗΣ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΚΑΡΤΑΣ

Βήμα 1^ο: Ο εργοδότης παρέχει στον εργαζόμενο έναν μοναδικό κωδικό (qr code) για τη σήμανση κάρτας (σε ρολόι, tablet, smartphone) και παράλληλα αποκτά μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου εργασίας που συνδέεται με το κάθε τερματικό ωρομέτρησης.

Βήμα 2^ο: Ο εργαζόμενος χτυπάει την «κάρτα» του σε κάθε είσοδο και έξοδο από τον χώρο εργασίας του και αυτόματα αυτές οι σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας αποστέλλονται – μέσω της εφαρμογής καταγραφής χρόνου εργασίας του εργοδότη – στο Πληροφοριακό Σύστημα Εργάνη.

Βήμα 3^ο: Η εφαρμογή καταγραφής χρόνου του εργοδότη θα πρέπει να επικοινωνεί online με την εφαρμογή μισθοδοσίας (είτε με εσωτερικό λογιστήριο, είτε με εξωτερικό λογιστή) για να αποστέλλονται όλα τα στοιχεία της κάρτας, ούτως ώστε:

α) να γίνεται αντιστοίχιση των στοιχείων της κάρτας με τα δηλωμένα ωράρια των εργαζομένων, διότι απαγορεύεται να υπάρχουν αποκλίσεις και

β) να γίνεται ο υπολογισμός μισθοδοσίας των εργαζομένων με βάση την πραγματική (και καταγεγραμμένη) εργασία.

Ποια είναι όμως τα 2 εργαλεία που παρέχουν διασφάλιση στον εργοδότη;

1. Η ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΔΗΛΩΣΗ ΩΡΑΡΙΩΝ & ΥΠΕΡΩΡΙΩΝ

Πως και γιατί η «Απολογιστική Δήλωση» του ψηφιακού ωραρίου προστατεύει τους εργοδότες από κυρώσεις;

Με τη νέα μέθοδο υποβολής των ψηφιακών ωραρίων η οποία – από 1/7/3024 – θα γίνεται απολογιστικά έως το τέλος του επομένου μήνα από τις σημάνσεις της ψηφιακής κάρτας.

Έτσι, ο εργοδότης, δε θα κινδυνεύει να δεχτεί κυρώσεις για περιπτώσεις που το αρχικό δηλωμένο ωράριο των εργαζομένων δεν ταιριάζει με τις σημάνσεις της κάρτας. Δε θα υποχρεούται παράλληλα να προδηλώνει κάθε υπερωρία που πολλές φορές ούτως την γνωρίζει, ούτε μπορεί να προκαθορίσει τον χρόνο της. Δε θα υποχρεούται επίσης να προδηλώνει τυχόν ανάγκες έκτακτης πρόσθετης απασχόλησης.

2. Η ΣΥΝΔΕΣΗ ΕΡΓΟΔΟΤΗ – ΛΟΓΙΣΤΗ ΩΣ «ΜΟΝΟΔΡΟΜΟΣ» ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΟΡΘΗΣ ΧΡΗΣΗΣ

Το σημείο – κλειδί για την ορθή λειτουργία κάθε επιχείρησης όσον αφορά την ψηφιακή κάρτα, αλλά και τα ψηφιακά ωράρια, υπερωρίες και άδειες που συνήθως υποβάλλονται από τον λογιστή είναι η σύνδεση της εφαρμογής καταγραφής χρόνου της επιχείρησης με την εφαρμογή μισθοδοσίας (του λογιστή ή του εσωτερικού λογιστηρίου).

Έτσι, στο ερώτημα αν μπορεί να καλύψει την ψηφιακή κάρτα μια αυτόνομη εφαρμογή καταγραφής χρόνου εργασίας η απάντηση είναι ΝΑΙ, αλλά σίγουρα δεν αποτελεί ασφαλή και ενδεδειγμένη λύση.

• Η αυτόνομη εφαρμογή δεν καλύπτει την Απολογιστική Δήλωση Ψηφιακού Ωραρίου, που είναι εξαιρετικά κρίσιμη ενέργεια για την διευκόλυνση του λογιστή και την ασφάλεια του εργοδότη, με δεδομένη την υποχρέωση αντιστοίχισης του Ψηφιακού Ωραρίου με την Ψηφιακή Κάρτα.
• Η αυτόνομη εφαρμογή δεν αντλεί στοιχεία από την εφαρμογή μισθοδοσίας κι επομένως τα στοιχεία που δύναται να αντλήσει απευθείας από το ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ για τα χτυπήματα της κάρτας μπορεί να είναι ελλιπή. Π.χ. σε σπαστό ωράριο το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ αποθηκεύει μόνο την τελευταία είσοδο και την τελευταία έξοδο του εργαζομένου. Επίσης, σημειώνεται ότι δεν υπάρχει καμία πιστοποιημένη διαδικασία αυτόματης διασύνδεσης με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, καθώς δεν παρέχεται API.
• Δεν μπορεί να προκύψει αυτοματοποιημένη διαδικασία ορθού και σύννομου υπολογισμού μισθοδοσίας, καθώς η διαδικασία καταχώρησης της εργασίας (από τον λογιστή) θα γίνει χειροκίνητα με πλήθος διαφορετικών αρχείων.
• Η αυτόνομη εφαρμογή δεν δέχεται καμία online ενημέρωση για προσλήψεις / αποχωρήσεις εργαζόμενων, ενώ δεν προκύπτει αυτοματοποιημένη ενημέρωση για τυχόν αλλαγές ωραρίων αυτών.
• Τέλος, τονίζεται ότι η αυτόνομη διαδικασία συλλογής σημάνσεων κάρτας πολύ σύντομα (εντός του 2025) δε θα μπορεί να παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στην εφαρμογή μισθοδοσίας, κάτι το οποίο θα είναι άκρως απαραίτητο για τον ορθό έλεγχο της προσυμπληρωμένης Α.Π.Δ. που θα προκύπτει από το Υπουργείο Εργασίας.
• Πηγή: e-forologia.gr